Características y Clasificación de los Sistemas de Información

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Si tuviéramos que resumir con una sola frase el principal cometido de un Sistema de Información dentro de una organización, podríamos afirmar que éste se encarga de entregar la información oportuna y precisa, con la presentación y el formato adecuados, a la persona que la necesita dentro de la organización para tomar una decisión o realizar alguna operación y justo en el momento en que esta persona necesita disponer de dicha información. Hoy en día, la información debería ser considerada como uno de los más valiosos recursos de una organización y el Sistema de Información es el encargado de que ésta sea gestionada siguiendo criterios de eficacia y eficiencia.

CARACTERÍSTICAS QUE DEBE CUMPLIR LA INFORMACIÓN

La información será útil para la organización en la medida en que facilite la toma de decisiones y, para ello, ha de cumplir una serie de requisitos entre los que cabe citar:

• Exactitud: la información ha de ser precisa y libre de errores.
• Completitud: la información debe contener todos aquellos hechos que pudieran ser importantes para la persona que la va a utilizar.
• Economicidad: El coste en que se debe incurrir para obtener la información debería ser menor que el beneficio proporcionado por ésta a la organización.
• Confianza: para dar crédito a la información obtenida, se ha de garantizar tanto la calidad de los datos utilizados, como la de las atentes de información.
• Relevancia: la información ha de ser útil para la toma de decisiones, En este sentido conviene evitar todos aquellos hechos que sean superfluos o que no aporten ningún valor.
• Nivel de detalle: la información debería presentar el nivel de detalle indicado a la decisión que se destina. Se debe proporcionar con la presentación y el formato adecuados, para que resulte sencilla y fácil de manejar.
• Oportunidad: se debe entregar la información a la persona que corresponde y en el momento en que ésta la necesita para poder tomar una decisión.
• Verificabilidad: la información ha de poder ser contrastada y comprobada en todo momento.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Por lo general, las clasificaciones más extendidas de los Sistemas de Información suelen agrupar éstos en función de su finalidad. De una forma muy global, puede considerarse que existen dos funciones básicas para los sistemas:

Soporte a las actividades operativas, que da lugar a sistemas de información para actividades más estructuradas (aplicaciones de contabilidad, nómina, pedidos y, en general, lo que se denomina "gestión empresarial") o también sistemas que permiten el manejo de información menos estructurada: aplicaciones ofimáticas, programas técnicos para funciones de ingeniería, etc.

Soporte a las decisiones y el control de gestión, que puede proporcionarse desde las propias aplicaciones de gestión empresarial (mediante salidas de información existentes) o a través de aplicaciones específicas, como se presentara en este apartado. Así mismo, también resulta habitual clasificar los sistemas en función del tipo de función a la que se dirige: financiera, recursos humanos, marketing, etc. si bien conviene indicar que en la actualidad resulta complejo establecer fronteras rígidas en los sistemas que ofrece el mercado.

Sistemas de Información Herramientas prácticas para la gestión (Pag 34, 35, 36, 46)

3ª Edición ampliada y actualizada

Álvaro GÓMEZ VIEITES

Carlos SUÁREZ REY